“Gli eventi ibridi sono qui per restare”
Questa frase negli ultimi mesi è diventata quasi un mantra, tanto che il 60-70% delle aziende afferma di aver aggiunto, o che aggiungerà, eventi ibridi al proprio portafoglio. Nonostante sia auspicabile che i grandi passi di integrazione fra elementi fisici e digitali rimangano come best practice da usare anche in futuro, c’è ancora un mix di incomprensioni e confusione a riguardo.
Analizziamo insieme alcuni falsi miti riguardanti gli eventi virtuali su cui è bene fare chiarezza.
1. Gli elementi virtuali saranno inutili quando torneremo in persona
Molti organizzatori ritengono che gli elementi digitali legati ad un evento svaniranno rapidamente al ritorno delle fiere dal vivo. La realtà è che il digitale sta delineando il futuro degli eventi, sempre più tendenti all’ibrido. La possibilità di espandere potenzialmente in modo illimitato il bacino di partecipanti è qualcosa a cui è difficile rinunciare, e gli organizzatori lo hanno capito molto bene.
Inoltre, almeno in questa prima fase di ripresa delle fiere fisiche, le esigenze di sicurezza saranno ancora vincolanti e questo aspetto guiderà la necessità di avere una componente digitale particolarmente completa e pervasiva, per far fronte al limitato pubblico in presenza.
2. Un evento ibrido è un evento in loco con live streaming
Senza una reale integrazione tra gli elementi on-site e online di un evento, non siamo in presenza di un vero evento ibrido. Credere che per avere un evento ibrido sia sufficiente trasmetterlo in diretta insieme allo streaming online è una falsità. L’integrazione tra elementi online e on-site deve essere reale e tangibile, anche grazie all’utilizzo di software e piattaforme in grado di garantire l’interazione tra chi fruisce l’evento a distanza e chi si trova in loco. Il tutto senza dimenticare le peculiarità e le differenze tra le due tipologie di pubblico.
3. Il coinvolgimento online non è efficace quanto quello in persona
Abbiamo già accennato al concetto di integrazione tra reale e virtuale e alle differenze nel modo in cui l’evento viene consumato dal pubblico fisicamente presente e da quello che lo frequenta attraverso il web. I gestori degli eventi devono rispettare queste differenze di utilizzo e arricchire l’esperienza digitale attraverso strumenti in grado di aumentare il coinvolgimento dei partecipanti online.
Gli strumenti digitali sono molti, ma hanno un comune denominatore: attirare e mantenere l’attenzione del pubblico online, che ovviamente ha un diverso intervallo di attenzione rispetto al pubblico in loco. La parola chiave è coinvolgimento: giochi interattivi, quiz, sezione commenti live e altri escamotage possono essere la soluzione.
4. Le persone non parteciperanno agli eventi dal vivo se possono partecipare online
E’ difficile, se non impossibile, pensare che la partecipazione online possa sostituire quella fisica. Se le persone sono veramente motivate e spinte a godersi un evento, lo faranno sul posto.
Viceversa, sfruttare l’evento online e renderlo interessante per il target può portare alla presenza fisica nelle edizioni successive. La soluzione digitale può essere una valida alternativa in caso di problemi economici e logistici, ma non sostituirà mai l’esperienza umana, autentica e personale di essere lì in carne ed ossa.
5. I costi organizzativi di un evento ibrido sono troppo alti
Cambiamo prospettiva e parliamo di investimenti, non di costi.
La soluzione ibrida può essere meno economica, anche se dovremmo analizzare le singole esperienze organizzative per avere un quadro completo, ma dobbiamo concentrarci sul ritorno d’investimento (ROI). Ampliare il numero dei partecipanti senza doversi preoccupare dei confini territoriali o dell’organizzazione logistica può garantire maggiori ricavi in termini di iscrizioni e introiti dagli sponsor. Non sottovalutiamo nemmeno le potenzialità di rendere tutti i contenuti dell’evento fruibili dopo la fine dell’evento stesso anche a chi non ha potuto partecipare. Altre entrate indirette possono essere generate utilizzando contenuti on-demand come strumento promozionale per le successive edizioni.
L’obiettivo che deve sempre essere chiaro ogni volta che facciamo delle considerazioni su questi nuovi strumenti tecnologici e la loro integrazione in quelli già esistenti, è sempre come veicolare un senso di connessione e comunità tale da soddisfare il desiderio delle persone di contatto umano e interazione. Creare comunità forti attorno a un evento permette di spostare il dibattito oltre il limite temporale della fiera stessa, garantendo ai partecipanti spazio di interazione e condivisione prima, durante e dopo l’evento.
Una condizione che stava iniziando a verificarsi prima della pandemia e ha ancora più senso ora che finalmente ne stiamo uscendo.
