Fiere Virtuali: gli errori da evitare

Abbiamo parlato in numerose occasioni degli ‘scivoloni’ in cui possono incorrere le aziende nelle varie fasi di preparazione e partecipazione ad un evento fieristico.

Ora che parte del mercato dei grandi eventi si è giocoforza spostato online o sta migrando verso forme ibride di partecipazione alle fiere, è altrettanto rischioso prendere con leggerezza alcuni aspetti organizzativi.
Mancando in parte o totalmente l’elemento più basilare dell’engagement interpersonale, quello del contatto umano face to face, occorre porre ancora più attenzione alla strutturazione degli eventi, affinché possano eguagliare il valore generato dalla loro ex controparte fisica.

Vediamo insieme gli errori da evitare nel contesto delle fiere virtuali!

Content is king

E’ un leitmotiv che si sente molto parlando di blog e, in generale, di divulgazione e scrittura online. Ora che molti eventi hanno cambiato ‘casa’ e si stanno trasferendo nel world wide web, è bene fare tesoro di questa massima.

L’attention span medio di un essere umano si sta riducendo sempre di più. Meno sono attrattivi l’ambiente e le informazioni che ci vengono fornite, meno siamo propensi a prestarvi attenzione.
Se in un evento vissuto personalmente esistono N catalizzatori positivi di attenzione che stimolano ciascuno dei nostri sensi – le persone, l’ambiente fisico che cambia di padiglione in padiglione, le luci, i profumi, ecc. – in un evento virtuale si svolge prevalentemente tutto davanti ai nostri occhi ed orecchi.

In questo senso ‘I contenuti sono il Re’, perché la scelta dei nostri visitatori di rimanere incollati allo schermo o di chiudere tutto e migrare verso altri lidi più stimolanti a distanza di qualche click gira tutta attorno a:

• Di cosa si parla
• Come lo si presenta
• Chi lo presenta.

Ecco quindi alcuni errori da non fare quando strutturiamo la nostra partecipazione ad una fiera virtuale.

1. Non adattare i contenuti

Il primo, tipico, errore di chi viene dal mondo delle fiere in persona e non è troppo avvezzo alle logiche digitali è quello di utilizzare le stesse presentazioni che utilizzerebbe in una conferenza standard, anche per un’audience che ci ascolta davanti ad un PC.

Ciò che funziona dal vivo è spesso, più che la presentazione che viene proiettata, tutta la narrazione interpersonale che lo speaker ci costruisce intorno, la dinamicità e la gestualità assieme alla relazione che inevitabilmente si instaura fra pubblico e presentatore.

Sono tutti elementi che possono essere replicati in un evento virtuale, ma che giocoforza vengono percepiti in modo molto minore. Occorre quindi compensare questo deficit creando contenuti nativamente pensati per il web: dinamici, con un uso dei colori e delle forme, soprattutto se il tema trattato è complesso: trasmettere i punti chiave in modo semplice ed efficace.

2. Fare eventi troppo lunghi

Anche il contenuto più efficace e meglio strutturato del mondo diviene noioso se protratto per ore. Assistere ad un evento dal vivo all’interno di una fiera può essere energizzante ed entusiasmante soprattutto in virtù dell’ambiente e dei contatti sociali, mentre in una fiera virtuale rimanere seduti davanti ad uno schermo soli per ore ed ore di fila risulta, alla fine, logorante e scomodo.

Proporre sempre materiale della giusta durata, o, se molto denso di concetti, distribuito su più giorni.

3. Scegliere gli speaker sbagliati

Immaginate di dipingere un bellissimo quadro, per poi esporlo in una minuscola galleria di quartiere poco curata e con brutte cornici: difficilmente alla vostra opera sarà riconosciuto tutto il suo valore.

Per questo è importantissimo trovare qualcuno che, partendo dai vostri contenuti, sappia veicolarli al meglio in tutte le loro potenzialità.
In questo senso non esistono persone giuste o sbagliate, ma professionisti che più facilmente, per il loro tenore espositivo, sanno entrare in sintonia con il vostro pubblico target.

E’ consigliato interfacciarsi con persone che hanno già esperienza pregressa di webinar o altri format totalmente virtuali e sanno quindi come muoversi.

4. Non fare test

Come ogni evento o fiera presenziale ha alle spalle svariate ore di preparazione e prove per assicurarsi che tutto fili come previsto, l’online non fa eccezione.
Soprattutto, se parte degli ospiti non è abituata ai tempi e al ritmo di un evento totalmente digital, queste ‘prove generali’ sono importantissime per dare loro consapevolezza dei punti su cui migliorare.
Non prendere in considerazione l’idea è uno degli errori più gravi che possiate fare nel contesto delle fiere virtuali.

Lo stesso principio vale per la parte tecnica: assicuratevi con il dovuto anticipo che audio, video e tutti gli altri elementi hardware che concorrono alla buona riuscita della vostra conferenza siano in ottime condizioni e funzionino senza alcun problema.

5. Non fare follow up post-evento

Caposaldo del marketing tradizionale, è giusto riproporlo anche per le fiere virtuali.
Se ‘Content is King’, allora possiamo dire che ‘Customer is Queen’.
Sono loro, i vostri spettatori e potenziali clienti e collaboratori, quelli intorno a cui gira tutto l’evento. Regalare loro un’esperienza degna di essere ricordata per poi abbandonarli a loro stessi una volta terminato l’evento, è non cogliere parte dei frutti che avete ottenuto con tanta fatica.

Ritornate dai vostri prospect e fate follow up puntuali per mantenere vivo l’interesse nella vostra azienda. E’ anche un’ottima opportunità per ottenere feedback a caldo sulle vostre performance.

6. Non affidarsi ai professionisti

Last, but not least: per quanto il web appaia decisamente più user friendly e a prima vista sembri semplice organizzare un evento online, rispetto alla titanica organizzazione e budget necessari per partecipare a grandi eventi (magari anche in un altro paese), non cadete nel tranello di pensare che bastino un microfono, un PC e una persona con qualcosa da dire per esaudire al meglio i desideri della vostra platea.

Sia dal lato tecnico (audio/video/framework di trasmissione) che dal lato marketing e contenuti, è sempre bene nelle prime esperienze fare le adeguate ricerche ed affidarsi a professionisti del settore, i quali possono suggerirvi soluzioni a misura del vostro budget, ma soprattutto del vostro pubblico target.