Per molti business, settembre rappresenta un periodo di ripresa delle attività, e il momento di iniziare a pianificare l’anno successivo. Tra le azioni commerciali e di marketing che quasi tutte le aziende si trovano a valutare c’è la presenza a fiere ed eventi di settore. Che si tratti di supportare le vendite, lanciare nuovi prodotti, fare conoscere la propria attività o incrementare la propria reputazione, la fiera può rappresentare un fondamentale punto di contatto con il proprio pubblico e con i propri stakeholder. Ma ottenere la massima efficacia da questo tipo di attività può essere difficile: a fare la differenza sono una corretta pianificazione e il supporto di professionisti specializzati.
Ecco allora i consigli di Expo Consulting per preparare al meglio la prossima fiera.
Come valutare la partecipazione a una fiera
Il primo passo per scegliere la fiera giusta e le modalità di partecipazione più adatta al proprio business è quello di definire gli obiettivi. Cerchiamo la visibilità o la copertura in un determinato territorio? Vogliamo porci come un punto di riferimento per l’innovazione? Dobbiamo sostenere e facilitare l’attività commerciale? Senza un ragionamento sul risultato desiderato dalla partecipazione in fiera, il rischio è quello di disperdere risorse e investimenti e non riuscire a valutare l’impatto dei propri sforzi.
I buoni obiettivi devono essere:
- Specifici e misurabili. Ad esempio, fissare un certo numero di contatti raccolti in fiera può essere un buon obiettivo, mentre un obiettivo come “supportare l’attività commerciale” risulta troppo vago e difficilmente valutabile.
- Relativi a un periodo specifico. Fissare un limite temporale è importante per sapere quando verrà valutato il raggiungimento o meno degli obiettivi.
- Assegnati a un responsabile o a un team. In questo modo ci sono persone incaricate di controllare tutti i passaggi e le attività necessarie a raggiungere un determinato risultato.
- Realistici, accettabili e motivanti. Porre obiettivi irrealistici può portare a risultati non ottimali e a frustrazione. Inoltre, se non si dispone di uno storico, una società di consulenza con esperienza internazionale come Expo Consulting può aiutare a valutare se le proprie aspettative sono realistiche e accettabili.
Una volta stabiliti gli obiettivi è arrivato il momento di scegliere la fiera più adatta alla propria azienda, al proprio settore e all’area geografica da presidiare. Ecco i passaggi da fare per prendere una decisione consapevole.
- Eseguire uno studio del mercato di riferimento e delle principali fiere di settore. Un errore che si commette spesso in questo ambito è quello di guardare al numero di espositori e visitatori, senza soffermarsi sulla segmentazione di questi ultimi. Questo può portare, ad esempio, a contatti non allineati con i propri obiettivi o con il prodotto o servizio che si offre a un determinato mercato.
- Fare una tabella di confronto, per visualizzare pro e contro delle opzioni disponibili, è un metodo in più per chiarirsi le idee sulle decisioni da prendere.
- Valutare i tempi e il budget a disposizione: alcuni appuntamenti potrebbero essere troppo costosi in relazione agli obiettivi desiderati, altri potrebbero invece avere ottime prospettive di ritorno sull’investimento.
Per valutare questi aspetti può essere utile affidarsi a degli esperti di marketing fieristico con una comprovata esperienza in contesti internazionali e in diversi settori. In ogni caso, è bene prepararsi in anticipo per avere il tempo di studiare la situazione e contattare i fornitori giusti.
I passi e il timing per preparare una fiera di settore
Ecco allora tutti i passaggi da non perdere per preparare una fiera di successo.
10 mesi prima. Definizione e conferma dello spazio e invio della domanda di partecipazione. In questa fase bisogna anche valutare la metratura dello stand, in base alle proprie esigenze e al budget disponibile. Anche la posizione è determinante: un’area di passaggio è molto più efficace per avere visibilità di un angolo ai margini del padiglione.
7/6 mesi prima. Selezione dell’allestitore e definizione del piano di comunicazione. Anche in questo caso, le soluzioni vanno valutate in base alle esigenze e al budget. Non tutti gli allestitori, infatti, sono uguali: un’azienda specializzata in stand complessi può non essere adatta se la necessità è quella di ottimizzare i costi.
In questa fase è bene anche adottare il punto di vista del visitatore, e chiedersi i motivi che possono spingerlo a fermarsi al nostro stand. Sarà sufficiente l’interesse verso i servizi e i prodotti offerti? Occorrerà puntare su un visual accattivante e originale per il proprio stand? Si potranno prevedere promozioni e omaggi? Si punterà sul personale allo stand e la sua capacità di accoglienza? Rispondere a queste domande è importante per non lasciare nulla caso.
Un altro passo da non dimenticare è di chiarire quali aspetti sono in capo all’allestitore e quali all’azienda, per evitare imprevisti e sorprese dell’ultimo minuto.
4 mesi prima. Confermare servizi aggiuntivi, come ad esempio traduzioni, interpretariato, hostess e catering, e identificare materiali promozionali e gadget da realizzare. I servizi aggiuntivi implicano un lavoro di ricerca e selezione delle persone o delle società giuste per valorizzare la presenza in fiera in coerenza con l’immagine aziendale.
Una volta identificati i partner con cui lavorare sullo stand, è il momento di elaborare un briefing chiaro, dettagliato ed esaustivo. Questo aspetto è particolarmente importante per gli interpreti: indicazioni precise mettono le persone scelte in condizioni di dare un supporto efficace e soddisfacente.
3 mesi prima. Realizzazione materiali promozionali e gadget, inviti ai clienti e contatti.
I gadget e i materiali di comunicazione presenti allo stand devono essere scelti in modo strategico. Devono essere in linea con gli obiettivi, coerenti con l’immagine e la cultura aziendale e brandizzati nel modo giusto. A volte un gadget originale e personale può fare la differenza tra il ricordare o meno la presenza di un’azienda in fiera.
Anche gli inviti ai propri contatti richiedono attenzione: non basta inviare un messaggio su LinkedIn o un e-mail, bisogna anche pianificare follow up per ricordare la propria presenza. Non dimentichiamo che per i visitatori una fiera può essere molto intensa, e non è detto che il nostro invito sia in cima alle loro priorità.
1 settimana dopo. Follow-up dei contatti e analisi del ROI.
La fiera è finita, le prime impressioni sono positive, un buon numero di visitatori è passato allo stand. Finalmente ci possiamo riposare? Niente affatto! Manca ancora un’attività spesso trascurata, ma che rappresenta un alto valore aggiunto della partecipazione a una fiera: il follow-up.
Entro una settimana dalla fine della fiera, è importante che i responsabili contattino i visitatori incontrati in fiera. Lo scopo è quello di rendere il contatto in fiera una prima base di una relazione duratura, che potrà dare i suoi frutti anche nei mesi o negli anni futuri.
Il periodo successivo alla fiera è anche il momento per una prima analisi del ritorno sull’investimento. Abbiamo raggiunto gli obiettivi – ricordiamo: realistici e misurabili! – che ci eravamo prefissati? Il budget è stato rispettato? Queste valutazioni rendono la fiera anche un’importante fonte di conoscenza sull’efficacia delle iniziative pensate per raggiungere un determinato target.
Il marketing fieristico efficace
Come abbiamo visto, programmare la partecipazione a una fiera non è né semplice né immediato. Per fortuna, esistono specialisti che possono aiutare a prendere le decisioni necessarie e non perdersi nella moltitudine di attività da portare avanti. Con oltre 20 anni di attività nelle più importanti fiere internazionali e una gamma completa di servizi di marketing fieristico, Expo Consulting è il partner ideale per affrontare in modo efficace il prossimo appuntamento di settore.
Contattaci per fissare un incontro! Valuteremo insieme le tue esigenze specifiche per garantirti una partecipazione fieristica di successo.
