Il fallimento di un evento virtuale, per quanto tragico e spaventoso anche solo da immaginare, non è propriamente qualcosa di nuovo sulla scena. Di storie ce ne sono molte, sia passate che più recenti.
Se tuttavia qualche anno fa il crash di una piattaforma di streaming o il mancato allineamento di tutte le componenti digitali impattavano un’area specifica di una fiera solitamente più grande, che aveva il suo core business nei padiglioni e negli eventi in presenza, nel periodo storico contingente se la componente online fallisce, spesso decreta la fine dell’intero evento per assenza di un ‘backup’ fisico.
Il rischio non è mai eliminabile del tutto
Problemi di qualsiasi tipo sono sempre in agguato: dalla registrazione alla piattaforma online, ai bug, alle chat non funzionanti, ai canali di streaming che si sovrappongono uno con l’altro e molte altre casistiche.
Seppur lo spettro del fallimento completo o parziale di un evento virtuale non sia mai completamente eliminabile, e spesso quando problemi del genere avvengono sia impossibile uscirne senza adeguato supporto tecnico, esistono sicuramente delle precauzioni che aiutano a ridurre le possibilità di dover cancellare tutto e chiamare al ‘flop’.
Prepararsi al meglio: 5 consigli
Scegliere con cura il proprio fornitore
Analogamente ad un evento fisico, affidarsi a dei professionisti paga sempre.
A maggior ragione se l’evento che viene organizzato è il primo del suo genere, e non si possiedono certe figure internamente all’organizzazione.
Spesso la barriera principale al farsi affiancare da un provider qualificato è la parcella non troppo a buon mercato per determinati servizi. Mai come in questo caso vale l’antico adagio ‘chi più spende meno spende’.
Al primo insorgere di un problema serio, l’unica cosa che si frappone fra il totale disastro e il momentaneo disagio è la presenza di un tecnico con le competenze adatte a risolvere il problema e in grado di risolverlo in fretta.
Calendarizzazione intelligente
Nessuno ci pensa, ma il world wide web non possiede risorse illimitate.
L’hosting di un evento complesso online richiede risorse in termini di personale, di infrastruttura e soprattutto di banda.
Organizzare un evento per poi vedere che altri hanno fatto lo stesso, negli stessi giorni e servendosi del vostro stesso fornitore, saturando l’intera banda e creando problemi di connettività globale può essere un’amara scoperta.
Meglio organizzarsi con il dovuto anticipo.
Test test test
Indispensabile, essendo l’infrastruttura tecnologica fondamentale per la riuscita dell’evento, assicurarsi che tutto funzioni come dovrebbe.
Bisogna quindi testarla in anticipo secondo i flussi di utenti che si prevede di avere online.
Farsi mandare qualche aggiornamento i giorni immediatamente precedenti all’evento sullo stato di salute dei server e delle componenti che verranno più impattate dall’affollamento in termini di utenza è caldamente consigliato.
A nessuno piace scoprire che qualcosa si è surriscaldato o è andato in crash nel bel mezzo del viaggio.
Prepararsi al peggio
Siccome non tutti i problemi possono essere esclusi a priori, è bene avere un piano di backup ben preciso su come comportarsi se qualcosa dovesse effettivamente non andare per il verso giusto.
In particolare:
- Definire dei canali di comunicazione rapidi (le email in questo caso sono fin troppo lente) per gestire le emergenze e mettere tutto il team al corrente in maniera quasi immediata;
- Avere una chiara gerarchia di comando riguardo ai compiti di ciascun membro del team, per evitare inutili perdite di tempo e discussioni;
- Sapere chi, nel caso peggiore, debba prendere la decisione di rimandare l’evento o cancellarlo del tutto.
Se il peggio arriva: affrontarlo
Nel caso peggiore di tutti, ovvero che la risoluzione del problema non sia immediata, o vada per le lunghe, non bisogna protrarre l’attesa del proprio pubblico inutilmente.
Meglio accettare il fallimento del proprio evento virtuale e chiudere in tempi brevi, far sapere all’audience in attesa che la gravità del contrattempo non permetterà la corretta fruizione.
Nel caso di eventi distribuiti su più giorni, si può cercare di migrare i contenuti non trasmessi alle date successive e salvare almeno una parte di quanto si era inizialmente pianificato, nel caso il problema venga risolto nell’arco delle prime 24h.
Se la cancellazione è inevitabile, è bene avere già un discorso pronto da condividere con i partecipanti e gli stakeholder per informarli dell’accaduto, adottare eventuali politiche di rimborso e/o comunicare le nuove date.
Non saranno contenti, ma almeno si sentiranno seguiti in questo momento sfortunato.
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